社内申請の不足を見つけ、担当者の確認につなぐ

この業務で起きていること

申請を受け取るたびに、必要項目がそろっているかを確認し、不足をメールで聞き直す作業が発生します。確認の観点が担当者の経験に依存すると、差し戻しが増えます。

備品購入や社内作業依頼など、受付項目と判断基準が定まった一種類の申請から始める想定です。承認経路や例外の扱いが不明な業務は、先に責任者と整理します。

資料の持ち主、更新日、閲覧できる担当者を確かめてから、参照範囲を決めます。

実際の業務に合わせて、次のような役割分担を設計します。

以下は架空の資料を想定して作成した記載例です。実際の顧客情報や、稼働中のシステムの出力ではありません。

金額や期限など形式が決まった確認には、通常の入力チェックも組み合わせます。AIが申請を承認したり、支払いを実行したりする前提にはせず、判断に必要な情報を担当者へ渡します。

申請の種類を一つに絞り、記載がそろったもの、不足のあるもの、例外のものを集めて試す計画です。従来の受付での確認結果と比較し、見落としと過剰な指摘を確認します。

処理時間だけでなく、申請者と確認担当者の両方の手間を見ます。例外を正しく担当者へ渡せることを、利用範囲を広げる条件に含めます。

申請フォームの項目、受付の手順、よくある差し戻し理由をお知らせください。最初に対象とする申請と、人が判断する範囲を整理します。

支援範囲に応じて、業務の整理、参照資料と権限の確認、試作、評価項目の設計を行います。検証結果をもとに、運用へ進める範囲と残る課題を整理します。

対象の業務と、普段使っている資料の種類をお知らせください。AIに任せる範囲と、最初に確かめることを整理します。