週次データと担当者メモから、報告の下書きを作る

この業務で起きていること

週次報告のたびに複数の表を開き、前週との差を確認し、担当者から聞いた背景を文章に直していませんか。数値とコメントが別々に管理されると、説明の根拠を追いにくくなります。

指標の定義と集計手順が決まっていて、定期的に報告するチームを想定しています。まず一つの会議と報告書の形式に範囲を絞ります。

資料の持ち主、更新日、閲覧できる担当者を確かめてから、参照範囲を決めます。

実際の業務に合わせて、次のような役割分担を設計します。

以下は架空の資料を想定して作成した記載例です。実際の顧客情報や、稼働中のシステムの出力ではありません。

計算は検証できる集計処理で行い、AIには結果の説明案を任せます。相関する出来事を原因と断定せず、参照したデータの期間と更新日時を残します。機微な情報は閲覧できる担当者を限定します。

同じ週次報告を二回分試し、従来の報告と比較する計画です。準備・確認・修正の時間を記録し、数字の取り違えや根拠のない説明がないかを確認します。

二回分は初期検証の例です。通常と異なるデータが入った場合も確認し、使い続けられるか、確認負担が増えていないかを判断します。

報告書の項目、数値を集める場所、作成にかかる手順をお知らせください。どの集計を既存の処理で行い、どの説明をAIで補助するかを整理します。

支援範囲に応じて、業務の整理、参照資料と権限の確認、試作、評価項目の設計を行います。検証結果をもとに、運用へ進める範囲と残る課題を整理します。

対象の業務と、普段使っている資料の種類をお知らせください。AIに任せる範囲と、最初に確かめることを整理します。