人材紹介・派遣の求人整理と面談後の業務を支援する

この業務で起きていること

企業との打ち合わせ後に求人票を整え、求職者との面談後に記録を残し、紹介前には条件を確認する。人材紹介・派遣の現場では、対話の前後に資料作成と確認が続きます。担当が分かれていると、更新した条件や次の連絡予定が別の記録に埋もれることもあります。

AIを使って、求人要件、面談で確認した事実、まだ聞けていないことを同じ形式に整理する業務を想定しています。人材紹介では企業担当と求職者担当の引き継ぎに、派遣では求人受付から就業中のフォローまでの情報共有に役立てる設計です。

採用管理システム（ATS）や顧客管理システム（CRM）、普段使っている求人票・面談メモから始めます。連携方法は利用中のシステムに合わせて検討し、最初の検証では項目を限定したサンプルを使います。

資料	確認する内容
求人票・企業との打ち合わせ記録	仕事内容、必須条件と歓迎条件、勤務地、勤務時間、更新日、未確定の条件
職務経歴書・面談メモ	本人が伝えた経験・希望条件、記録日、利用目的と共有できる範囲
ATS・CRMの対応履歴	案件・求職者・登録スタッフの識別子、担当者、進捗、次の対応予定
就業中のフォロー記録	確認済みの就業状況、連絡予定、契約更新に向けて担当者が確認する事項
社内の記録様式・連絡テンプレート	記載が必要な項目、確認者、外部への連絡前に確認する手順

求人受付、面談後の記録、紹介前の確認、就業後のフォローから、負担の大きい一つの業務を選んで試します。既存の管理システムを正本にし、確認した内容を担当者が引き継げる形に整えます。

段階	AI・システムの役割	担当者の役割
求人を受け付ける	打ち合わせ記録から求人要件と求人票の下書きを作り、条件の不足や食い違いを示す	必須・歓迎条件を分け、勤務条件や表現を企業に確認する
面談を記録する	利用を認められたメモから経験・希望・次の対応を整理し、原文の参照先を付ける	発言の意味と記載内容を確認し、本人の希望を正確に残す
紹介前に確認する	担当者が指定した求人と面談記録を並べ、条件ごとの記載箇所と未確認事項をまとめる	本人への追加確認、求人の提案、企業への推薦や配置を判断する
連絡・フォローを進める	記録された予定日と状況から対応一覧を作り、面談調整や就業状況確認の文面を下書きする	宛先・タイミング・内容を確認して連絡し、更新条件や次の対応を決める

以下は架空の求人・面談メモを使った記載例です。実際の求職者情報や稼働中のシステムの出力ではありません。人材紹介と派遣の各工程で、確認する内容がどのように残るかを示しています。

求人要件シート・面談記録・フォロー案
項目	記載例	根拠・状態
求人要件シート	営業事務。受発注の実務経験が必須。利用するシステムと引き継ぎ期間は企業に確認する	求人票A・企業打ち合わせメモB。未記載の条件は確認待ち
面談記録	受発注業務の経験あり。使用システムと担当した範囲は次回面談で確認する	面談メモC。本人の発言と追加の質問を分けて記載
紹介前の確認事項	求人票は週5日の出社。本人は一部在宅勤務を希望しているため、双方の条件を確認する	求人票Aと面談メモC。紹介の可否は担当者が判断
面談調整の文面案	次回面談では、ご経験のある業務範囲と勤務条件のご希望を確認させてください。候補日時をお送りします	次回面談の下書き。候補日時・宛先は担当者が設定
派遣スタッフのフォロー案	就業後の状況を確認する連絡を準備。業務内容の変更と、次回更新に向けて相談したい点を確認する	架空のフォロー予定D。確認日と担当者を付けた連絡案

求人や求職者を識別する番号、記録日、参照元を残し、古い求人条件や別の人の情報が混ざっていないか確認します。AIが参照する範囲は担当者の閲覧権限に合わせ、必要な情報だけを使います。録音・文字起こしを使う場合は、同意の取り方、利用目的、保管期間を先に決めます。

この活用例では、経験や希望条件として明記された事実を整理し、不明点は確認待ちとして扱います。AIによる適性の点数付けや採否の決定は行わず、紹介・配置の判断と外部への連絡は担当者が行います。年齢や性別などから適性を推測する設計にはしません。

最初は「面談メモからATSに登録する記録の下書きを作る」など、一つの業務を選びます。個人を識別できる情報を除いたサンプルで項目を確認し、利用条件と確認手順が整ってから実務での検証範囲を決めます。

従来の作業と比べる際は、下書きの作成だけでなく、原文の確認、修正、登録にかかる時間も測ります。紹介件数や決定率への影響は別途確認し、記録時間の短縮から成約の増加を推定しません。

確認する指標	記録する内容
記録・準備にかかる時間	資料の確認、下書き、修正、ATS・CRMへの登録までの合計
記録の正確さ	本人が話していない内容、条件の取り違え、古い求人情報の混入
確認事項の抜け	必須項目の欠落と、担当者が追加した質問の内容
フォローの実行状況	対応期限を過ぎた件数、重複連絡、担当者への引き継ぎ漏れ

人材紹介・派遣のどちらの業務か、負担の大きい工程、利用しているATS・CRM、現在の記録様式をお知らせください。初期の問い合わせでは、求職者の職務経歴書や個人情報を送る必要はありません。

対象業務の整理、項目と参照資料の設計、下書きを確認する画面、既存システムとの連携方法、試作と評価まで、必要な支援範囲を検討します。担当者が確認に使える出力を一つ作り、運用に進める条件を確かめます。

求人整理、面談記録、紹介前の確認、フォロー業務のうち、まず整えたい工程をお知らせください。