日々の空室情報を、管理受託の営業機会へ

背景・課題

管理戸数を増やしたい。その一方で、営業候補を調べる時間が足りなかった

管理戸数を増やすには、オーナーと接点を持ち、物件の状況や困りごとを知ることが欠かせません。A社様にも、そのきっかけになり得る募集情報や客付依頼が届いていました。

ただ、メールを一通読めば、そのまま営業先として判断できるわけではありません。自社の対応エリアにあるか、以前にも同じ物件の情報が届いていないか、社内にオーナーとの接点があるか。過去のメールや物件台帳、相談履歴を確認する必要があります。

こうした作業には、情報を探す時間に加え、内容を照合して判断する時間もかかります。日々の業務を進めながら、一件ずつ確認し、営業候補として整理することがA社様の課題でした。

導入方針

営業担当者の判断を整理し、AIが候補を挙げる基準に

Atlas Supportが最初に取り組んだのは、営業担当者が何を見て、有望な候補だと判断しているかを整理することでした。

担当者への聞き取りでは、対応エリア、募集状況、過去の相談、直近の連絡といった情報を、一つずつ確認しました。それぞれが、優先して調べる理由になるのか、いったん保留する理由になるのかを整理していきました。

たとえば、社内に以前の空室相談の記録があれば、現在の状況を尋ねるきっかけになります。一方、直近で別の担当者が連絡していれば、まずその対応履歴を確認する必要があります。

同じ募集情報を繰り返し受信している場合も、重複なのか、条件が更新されたのかを確かめます。再び情報が届いたことだけで営業の見込みを判断せず、ほかの情報と合わせて確認するためです。

Atlas Supportは、こうした現場の判断を、候補の優先順位を付ける基準と、担当者に確認を促す項目にまとめました。また、一覧には優先度だけでなく、その理由や参照資料、未確認事項も載せる方針としました。担当者が判断の根拠をたどり、次に何を調べるか分かることを重視した設計です。

導入プロセス

普段のメールと物件台帳で試し、現場の指摘をもとに改善

試行は、普段届いているメールと物件台帳を使い、対象を絞って始めました。Atlas Supportは、A社様と利用できる資料を確認し、試す範囲を決めました。

まず、受信情報から物件名や募集条件を取り出し、同じ物件の情報をまとめます。そのうえで、社内のオーナー情報や相談履歴と照合し、営業候補の一覧を作成しました。オーナーを確認できない場合や、情報がそろっていない場合も、その状態を一覧に残しました。

営業担当者は、AIが整理した内容を元のメールや台帳と見比べながら、実際の業務で使えるかを確認しました。その過程で見直したのが、同じ物件の重複、情報の古さ、オーナー不明の案件、すでに連絡済みの案件などの扱いです。

同じ物件を複数の候補として挙げていないか。以前の募集条件が、現在の情報として表示されていないか。連絡済みの案件だと分かるか。担当者が一覧を確認し、修正が必要な点を挙げていきました。

Atlas Supportは、その指摘をもとに、情報の取り出し方や照合方法、優先度を付ける基準を改善しました。担当者が迷った箇所や、資料を調べ直した箇所も見直し、次の出力に反映しました。

運用と変化

一件の募集情報から、確認する理由と次の行動が分かる

今回の取り組みで、営業担当者が確認を始める場所は、個々の受信メールから、候補・理由・未確認事項をまとめた一覧へと変わりました。担当者は、なぜその物件が候補になったのかを確認し、必要な資料や履歴をたどって、次の行動を判断します。

一件の情報がどのように担当者の行動につながるのか、元のメール、整理された一覧、確認後の行動の順に紹介します。以下は、流れを説明するための架空例です。

1. 元のメール：Aマンションの募集情報が届く

件名：Aマンション 募集情報のご案内 Aマンションの募集情報をお送りします。募集住戸や詳しい条件は、添付の募集図面をご確認ください。

過去の受信情報には、同じ部屋の募集情報がありました。社内の台帳では対応エリア内の物件であることが分かり、オーナーから以前に空室の相談を受けた記録も見つかった、という例です。

2. 整理された一覧：優先する理由と未確認事項を示す

AIは受信情報と社内の記録を照合し、次のように整理します。

3. 担当者の行動：元の資料と対応履歴を確かめて連絡する

担当者は、一覧から元の募集情報と相談履歴を開き、同じ物件に関する情報か、すでにほかの担当者が対応していないかを確認します。そのうえで、連絡先を確かめ、現在の募集状況を尋ねる連絡を入れます。

この例では、過去の相談という接点と、対応エリア内という条件が、優先して確認する理由になっています。優先度は確認する順番の目安とし、実際に連絡するかどうかは、元の資料と対応履歴を確認して判断します。

整理の時間と、その後の営業活動を合わせて確認

A社様とAtlas Supportは、こうした運用を評価するにあたり、情報整理にかかる時間だけでなく、次の点も確かめました。

• 営業先として確認する価値のある候補が、どの程度挙がっているか。
• AIの出力を確認・修正する作業に、どれだけ手間がかかっているか。
• 候補の確認後、実際の連絡や具体的な相談につながっているか。

資料の準備から担当者の確認・修正までを含めた作業時間と、その後の営業活動を合わせて見ることで、継続する使い方と、改善が必要な点を整理しました。

今後の取り組み

試行の結果を踏まえ、情報の取り込みや通知の仕組みを検討

次の検討対象となるのは、受信情報の自動取り込みや、営業担当者への通知などです。

継続・拡大を判断する際には、有用な候補が挙がっているか、確認作業が現場の負担になっていないか、実際の連絡や相談につながっているかを確かめます。Atlas Supportは、試行で得られた結果と残る課題をA社様と整理し、社長が次に広げる範囲を判断するための材料をまとめました。

日々届く情報を物件ごとに整理し、確認する理由と次の行動が分かる形にする。A社様は、営業担当者による確認と判断を中心に据えながら、管理受託の営業活動にこの仕組みを取り入れています。