過去の資料から、次の商談の準備を進める

この業務で起きていること

商談前に顧客管理システム、共有フォルダー、担当者のメモを開き直していませんか。引き継いだ案件では、過去の提案と直近の要望が食い違っていても気づきにくくなります。

同じ顧客と複数回商談し、資料を探す作業が繰り返し発生するチームを想定しています。顧客名や文書の更新日を識別できることが出発点です。

資料の持ち主、更新日、閲覧できる担当者を確かめてから、参照範囲を決めます。

実際の業務に合わせて、次のような役割分担を設計します。

以下は架空の資料を想定して作成した記載例です。実際の顧客情報や、稼働中のシステムの出力ではありません。

出典にない予算や決裁者を推測で埋めず、未確認と表示します。閲覧権限は元の資料に合わせ、参照資料の更新日を示します。メールの送信や顧客管理システムへの確定登録は、人の確認を経て行う設計にします。

進行中の案件から、権限を確認したうえで10件程度を選ぶ検証計画を立てます。従来の準備とAIを使った準備を比較し、検索だけでなく確認・修正にかかった時間も記録します。

件数は検証計画の例です。継続の判断基準は事前に決め、短縮時間と確認負担を合わせて評価します。受注率の変化は別の指標として扱い、準備時間の短縮だけから推定しません。

商談準備に使う資料の種類、現在の作業手順、困っている点を整理してお知らせください。初期の問い合わせでは、機密資料そのものを送る必要はありません。

支援範囲に応じて、業務の整理、参照資料と権限の確認、試作、評価項目の設計を行います。検証結果をもとに、運用へ進める範囲と残る課題を整理します。

対象の業務と、普段使っている資料の種類をお知らせください。AIに任せる範囲と、最初に確かめることを整理します。