賃貸管理の問い合わせ対応AI｜引き継ぎ票と返信例

この業務でAIに任せる範囲

対象は、メールやチャットで受け付けた内容を整理し、担当者への引き継ぎ票と受付の返信案を作る作業です。相談者が述べた事実、まだ確認していない状況、必要な次の確認を分けます。

火災、水漏れ、閉じ込めなどは、会社で決めた緊急連絡手順へつなぎます。AIの分類結果だけで対応を後回しにせず、緊急性を否定できない内容は担当者へ優先して渡す設計にします。

返信文だけでなく、物件と担当部署を対応づける資料を準備します。

相談内容を短くまとめ、担当者が次に確認する項目まで含めます。

架空の受付例です。症状の報告から原因や費用負担を断定しない引き継ぎ票にします。

項目	受付票・返信案	確認・引き継ぎ
相談内容	物件C。今朝からお湯が出ないとの申告。	発生日時と設備の表示を確認
未確認事項	エラー表示、漏水・異臭の有無、他の設備の状態	危険を示す情報は緊急手順へ
担当部署	設備担当へ症状と確認事項を引き継ぐ。	訪問・手配の確定は担当者が行う
受付返信	ご連絡を受け付けました。担当者が内容を確認してご案内します。	原因、費用負担、復旧時刻を約束しない

見本と記入欄をまとめたテキストをダウンロードし、コピー・編集して使えます。

設備の原因、作業の安全性、費用負担をAIの推測で確定しません。緊急時の案内は、管理会社が承認した連絡手順に沿って確認します。

入居者への返信とオーナーへの確認は、参照してよい情報と送り先を分けます。担当者が手配を確定するまでは、受付・確認待ちの状態を明示します。

設備・契約・オーナー連絡など異なる受付例を使い、振り分けと引き継ぎを担当者が確認します。

承認済みの受付案内を返す運用は検討できます。緊急時の連絡先、担当者への通知方法、未読の場合の扱いまで揃えて、実際の引き継ぎを確認します。

対象のチャネルで取得・返信できる情報を確認して設計します。まず履歴を用いた受付票の下書きから試し、送信や管理システムへの登録は段階的に検討します。

GMO ReTechは2023年6月の発表で、オーナーや入居者のメッセージへの回答文を作り、担当者が加筆・修正して投稿する機能を紹介しています。過去の公開発表を参考に、ここでは受付と引き継ぎまで含めた想定業務を設計しています。資料確認日：2026年10月12日。

問い合わせのチャネル、受付区分、担当部署と現在の引き継ぎ方法をお知らせください。受付票、返信案、確認画面、通知の流れを検討します。

最も手間がかかる受付と、担当者へ渡すまでの流れをお知らせください。